ランサーズで PdM 兼エンジニアをしている成田です。
会議に対してこだわりを持てていますか？
会議は人の時間を奪いやすいです。意見が散らばったり、集中力が散漫になったり、議題から大きく外れてしまうことも少なくありません。それだけでなく、会議に多くの時間を取られてしまい、他の重要な業務に影響を及ぼすケースも見受けられます。
そこで本日は、会議の生産性を高めるために実践しているテクニックをご紹介します。これらのテクニックを活用することで、会議の質を飛躍的に向上させ、多くの時間を節約することができます。
ゴールを明確にする
何のために会議を開くのか、明確なゴールが無ければ始まりません。
- 方針を決めたい
- アイデアを集めたい
- 検証結果を確認したい
ゴールを明確にすれば、参加者は何をすべきか、何を準備すべきか、どうすればゴールを達成できるかがわかるようになります。それぞれの役割と責任が明確になることで、参加者は会議により積極的に参加し、生産性が高まるでしょう。
アジェンダを作成する
アジェンダは、ゴールにたどり着くためのルートを示します。これによりどういった話が展開されるかが事前に把握できるため、無駄な時間を避けられます。課題解決を行う場合のアジェンダでよく使っているのが以下のとおりです。
- 背景（xx分）
- 課題（xx分）
- 対応案（xx分）
- 論点（xx分）
アジェンダは会議の全体像を描くだけでなく、時間の管理や議論の流れを整える役割も果たします。アジェンダがあれば、会議の進行をスムーズにし、参加者が関心を持って議論に参加することが可能となります。
会議時間を選ぶ
会議時間の長さは、生産性に大きな影響を与えます。適切な時間を選ぶことで、参加者のエネルギーと注意力を最大限に引き出すことができます。私が考える会議時間の長さは以下3つです。
- 15分
- 30分
- 45分
15分会議では論点が少ない場合に選択します。ここではアジェンダに記載された部分のいくつか質疑応答をしながら合意形成をする場合によく選択しています。
30分会議では論点がいくつかある場合に選択します。この会議では冒頭で「参加者のみなさんから意見を伺う予定です」と宣言して始めることがあります。これにより、会議への集中度合いも一気に変わりますし、議論を活発化して一気にゴールまで持っていくことが出来ます。
45分会議では論点が多く、いくつか議論の障壁が見えている場合に選択します。ただこの場合は、内容量として本当に適切かはしっかり考える必要があります。長い時間を設定すると議題から脱線して会話が外れてしまうことが多くなります。会議を分割して内容量を調節することも大切です。
参加者を選ぶ
会議においての価値提供は喋ることです。聞いているだけになる場合は資料配布でも済むはずです。そのため、関連するすべての人間を会議に参加させる必要はありません。
参加者全員から漏れなく意見を頂戴し、議論していく上での最大は8人程度と個人的に考えています。これ以上多くなると、聞いているだけの人が出てしまったり、意見がまとまらずゴールへの到達が難しくなる等のリスクが発生しやすいです。
これはAmazon CEOのジェフ・ベゾスが提唱する「ピザ2枚ルール」をとても参考にしています。
参加者の意見を尊重する
ファシリテーションで大切にしていることは、出してくれた意見を大切にすることです。「その意見はとても重要なことですね」「その意見はとても鋭いです」「その意見は本質を突いていますね」と自分が感じたことを素直にすぐ伝えるようにしています。これにより心理的安全性が高くなり、意見のしやすさが格段に違ってくると考えています。
最後に
会議は必要な業務であり、組織の生産性を上げるための道具でもあります。したがって、これらのテクニックを使用して、時間を有効に活用し、生産性を向上させることが大切です。毎日の業務の中でこれらのテクニックを実践することで、より多くの時間とリソースを他の重要な業務に割くことができ、全体としての組織の効率を上げられるでしょう。
いつも参考にしている書籍
